Jan Pfister är biträdande professor i ekonomistyrning vid Åbo universitet och affilierad forskare vid House of Sustainable Society på Handelshögskolan i Stockholm. Hans forskning fokuserar på prestationsmätning, ekonomistyrningssystem och prosociala perspektiv på organisationers prestation. I den här intervjun förklarar Jan Pfister hur mål påverkar människors beteende, varför vissa grupper presterar bättre än andra och hur ledare kan bygga organisationer som främjar både prestation och välmående.

Jan Pfister, vem är du och vad forskar du om?

Jag är biträdande professor i ekonomistyrning vid Åbo universitet och affilierad forskare vid House of Sustainable Society på Handelshögskolan i Stockholm. Jag kommer ursprungligen från Schweiz och har tidigare arbetat vid Lancaster University i Storbritannien. Har även tillbringat en del tid vid UC Berkeley i USA.

Min forskning fokuserar på mänskligt beteende i organisationer. Jag är särskilt intresserad av hur organisationer kan skapa förutsättningar för människor att utvecklas, uttrycka sig och bidra på ett effektivt sätt. Dessa förutsättningar kan se olika ut beroende på om organisationen är verksam inom privat eller offentlig sektor.

Vilken relation har du till mål i organisationer?

Mål har varit en viktig del av min forskning under många år. Ett exempel är en långsiktig studie av ekonomiavdelningen på ett stort amerikanskt teknikföretag. Organisationen införde mycket ambitiösa mål med syftet att förbättra effektiviteten med 20–30 procent varje år. Vi studerade vilka förutsättningar som gjorde det möjligt för medarbetarna att arbeta mot dessa krävande mål.

Med hjälp av självbestämmandeteorin såg vi att människor kan uppnå högt ställda mål när de känner sig kompetenta, har en god relation till andra och får tillräckligt med självständighet. Detta är viktigt även när medarbetarna arbetar under en hög prestationspress. Mål skapar också riktning. En stark organisatorisk vision kan inspirera människor, medan tydliga mål på grupp- och individnivå hjälper till att omsätta strategin i det dagliga arbetet.

Hur bra arbetar organisationer med mål i dag?

Det varierar mycket mellan olika organisationer. Högpresterande organisationer är ofta bra på att skapa en vision som medarbetarna förstår och vill stödja. Människor vet varför deras arbete är viktigt och hur det bidrar till ett gemensamt syfte.

Andra organisationer har problem med otydliga mål eller bristande engagemang. Även om målen är ambitiösa känner medarbetarna inte alltid någon personlig koppling till dem. Ledare måste också sätta tydliga gränser. Ambitiösa mål kan motivera människor, men de kan även skapa en kultur där medarbetarna upplever att de förväntas arbeta hela tiden. Ett starkt ledarskap uppmuntrar till goda prestationer samtidigt som det värnar om en hållbar balans mellan arbete och privatliv.

Var brukar målstyrning gå fel?

Ledningens engagemang är en av de viktigaste faktorerna. Det räcker inte att införa ett nytt system för målstyrning. Ledarna måste själva tro på systemet och involvera medarbetarna i utvecklingen av målen. Hur svårt ett mål är spelar mindre roll än hur starkt engagemanget bakom målet är. Oavsett om organisationen arbetar med mål uppifrån och ned eller nedifrån och upp måste medarbetarna förstå det gemensamma syftet.

Målstyrning misslyckas ofta när medarbetarna enbart fokuserar på att följa instruktioner. De utför sina uppgifter eftersom de har blivit tillsagda att göra det, inte för att de förstår eller stödjer målet.

Vad är en prosocial grupp?

En prosocial grupp är en grupp där människor arbetar tillsammans, för gruppens bästa och mot ett gemensamt syfte. Prosocialt beteende handlar inte enbart om välgörenhet eller om att hjälpa till utanför sina vanliga arbetsuppgifter. Det innebär att man till viss del lägger sina personliga intressen åt sidan för att stödja gruppen och dess gemensamma mål.

Människor måste också känna sig tillräckligt trygga för att kunna bidra fullt ut. Medarbetare kan tveka inför att agera prosocialt om de tror att andra kommer att utnyttja deras insatser. I en stark prosocial grupp litar medlemmarna på att även kollegorna bidrar. Om någon agerar i strid med gruppens syfte finns det metoder för att hantera problemet och återföra gruppen till den gemensamma riktningen.

Varför började du forska om prosociala organisationer?

Mitt intresse utvecklades genom flera studier av olika organisationer. I framgångsrika teknikföretag såg jag återkommande hur viktigt det var att hantera personliga intressen och hålla individuella egon under kontroll. Som kontrast studerade jag ett italienskt byggföretag där två högt uppsatta ledare befann sig i konflikt med varandra. Deras konflikt spred sig genom organisationen och påverkade relationerna på flera nivåer.

Dessa exempel visade hur överdrivet egenintresse, intern konkurrens och antisocialt beteende kan skada en organisations prestation. Därför blev jag intresserad av motsatsen: prosocialt beteende.

Evolutionär forskning visar att grupper som bygger på samarbete kan prestera bättre än grupper som domineras av egenintresse. När tio personer samarbetar effektivt uppnår de vanligtvis mer än en grupp där vissa medlemmar främst försöker skydda sina egna intressen.

Forskningen har sedan utvecklats till ett större initiativ där omkring 20 forskare studerar prosocial prestation inom både privata och offentliga organisationer. Arbetet har även fått betydande finansiering från Finlands Akademi.

Presterar prosociala grupper bättre?

I många situationer gör de det. De flesta kan känna igen detta från sina egna erfarenheter. Grupper presterar bättre när medlemmarna samarbetar, delar information och bidrar till samma syfte.

Det finns även stöd inom evolutionsvetenskapen. Människan har överlevt och utvecklats genom samarbete snarare än genom isolering. Samma princip kan tillämpas på grupper och organisationer.

Forskning inom management visar också att teambaserade organisationer och prosocialt beteende kan förbättra prestationerna. Forskare som Adam Grant har dessutom visat värdet av att hjälpa andra, samarbeta och bidra till gemensamma resultat.

Vilka invändningar har ledare mot prosociala grupper?

Ett vanligt missförstånd gäller betydelsen av ordet ”prosocial”. Vissa ledare förknippar begreppet med välgörenhet, ideellt arbete eller aktiviteter som ligger utanför den vanliga verksamheten. Prosocialt beteende uppstår dock varje gång människor arbetar effektivt med och för en grupp.

Ur detta perspektiv är prosocialt beteende inte något som är separerat från ekonomiskt värdeskapande. Det är en av grunderna för ekonomiskt värde. En annan invändning är att prosociala principer kan fungera i mindre samhällen, men inte i stora företag. Vår forskning bygger delvis på den Nobelprisbelönade ekonomen Elinor Ostroms arbete om hur grupper framgångsrikt förvaltar gemensamma resurser.

Ostrom identifierade mekanismer som hjälper grupper att samarbeta och reglera sig själva. Tillsammans med insikter från evolutionsforskaren David Sloan Wilson kan dessa principer tillämpas på många olika typer av grupper, inklusive företag och andra organisationer.

Jan Pfister, hur kan ledare skapa mer prosociala grupper?

Det första steget är att gå från ett ”jag”-perspektiv till ett ”vi”-perspektiv. Ledare bör konsekvent betona att prestationer skapas tillsammans. Flera organisatoriska förutsättningar kan stödja detta arbetssätt. Medarbetarna bör känna att deras insatser uppmärksammas och att belöningarna är någorlunda rättvisa. De bör förstå vad som händer i organisationen och ha tillgång till relevant information.

Människor bör även få vara delaktiga i beslut som påverkar deras arbete. De måste känna sig trygga med att säga ifrån när något är fel, även när en kollega agerar i strid med gruppens syfte. Prosocialt beteende bör uppmärksammas och uppskattas. Konflikter bör också hanteras snabbt i stället för att tillåtas spridas genom organisationen.

Dessa principer måste fungera tillsammans. Traditionella prestationssystem kan försvaga samarbetet när de fokuserar för mycket på individuella resultat. Ledare bör därför skapa förutsättningar för grupper att reglera sig själva och för medarbetare att ta ett gemensamt ansvar. På längre sikt bör organisationer även utforma sina system för prestationsmätning så att de stärker samarbetet i stället för att försvaga det.

Hur hjälper prosociala grupper organisationer att nå sina mål?

Prosociala grupper gör medarbetarna mer delaktiga i planering och målsättning. När människor identifierar sig med sin grupp blir de mer benägna att bidra med idéer, ta ansvar och stödja det slutliga målet. De känner att de har ett verkligt intresse i resultatet.

Utan denna gemensamma identitet kan medarbetarna bli mindre engagerade eller börja konkurrera om ansvar och resurser. Prosocialt tänkande kan även koppla organisationens mål till ett bredare syfte. Det kan exempelvis handla om att hjälpa kunder, stödja kollegor eller minska negativ miljöpåverkan.

Traditionella system behandlar ofta medarbetare som enskilda individer. Det mesta arbetet är dock relationsbaserat. Människor är beroende av kollegor, kunder och andra intressenter för att kunna genomföra sina arbetsuppgifter. System för målstyrning och prestationsmätning bör därför spegla dessa relationer i stället för att bedöma varje insats isolerat.

Vad bör ledare börja göra annorlunda redan i morgon?

Jag rekommenderar att börja med övergången från ”jag” till ”vi”. Det innebär inte att individuella prestationer ska ignoreras. Individuella insatser bör fortfarande uppmärksammas, men de ska förstås i relation till gruppens gemensamma syfte. Ledare bör även ompröva det starka fokuset på effektivitet och intern konkurrens som har utvecklats inom många organisationer.

I stället för att främst konkurrera genom att minska kostnader kan organisationer konkurrera genom bättre service. Det innebär att ge bättre stöd till medarbetarna och göra det möjligt för dem att skapa större värde för kunder och samhället.

Resurser kommer alltid att vara begränsade, men det underliggande tankesättet har stor betydelse. Ett effektivt ledarskap handlar inte enbart om att hitta områden där kostnader kan minskas. Det handlar också om att skapa förutsättningar för människor att samarbeta, bidra och prestera på ett hållbart sätt.

Jan Pfister, tack för att du deltog i Ready, Set, Goal.

Tack så mycket. Det var ett nöje.